Méthodologie de mise en place de la traçabilité

Soumis par M. EL ATYQY le mer 12/12/2018 - 16:56
méthodologie de la traçabilité

Introduction

Il est à remarquer qu’il n’existe pas de modèle idéal pour la traçabilité à même d’être appliquée à toutes les filières de l'industrie agroalimentaire. Aussi est-il judicieux de mettre en place, filière par filière et en fonction des risques, une traçabilité qui tient compte des facteurs suivants : la taille de l’entreprise et l’importance de la production, les exigences du consommateur et de la réglementation.

Les étapes, exposées ci-après, s'inspire d'un raisonnement logique et peuvent être adaptées en fonction de la nature de l'activité et la taille de l'entreprise pour la mise en place d'un projet de traçabilité.

1. Désigner un responsable de projet

La réussite de tous projets dépend en grande partie de son pilote. C'est pourquoi il est indispensable d'affecter la responsabilité du projet de traçabilité à une personne qui a les compétences nécessaires, mais il a aussi une connaissance profonde et une vision globale de l'organisation de l'entreprise. Dans ces conditions, le responsable qualité est la personne le mieux placé à remplir cette tâche.

La mission du responsable du projet traçabilité sera, en premier lieu :

  • La préparation de l'étendu du projet de traçabilité ;
  • La définition des moyens nécessaires à sa mise en place ;
  • La désignation des membres de l'équipe traçabilité et
  • de veiller à la mise en place du projet traçabilité.

En dernier lieu, le responsable traçabilité a pour mission de veiller à l'application de la traçabilité à toutes les étapes et s'assurer qu'elle demeure toujours efficace.

2. Décrire le champs d'application du projet traçabilité

A cette étape, l'équipe traçabilité doit définir les produits et, éventuellement, les sites de production qui sont concernés par la traçabilité.

3. Établir les diagrammes de fabrication

C’est l'équipe traçabilité qui doit être chargée d’établir un tel diagramme, qui comprendra toutes les étapes des opérations. Sur ces diagrammes, il faut indiquer clairement toutes les étapes où il y a incorporation de matière première, ingrédients ou emballages.

Le cas où ces diagrammes sont déjà en place, dans le cadre d'un système qualité existant (HACCP par exemple), l'équipe doit s'assurer qu'ils sont à jour et les modifier en cas de besoin.

4. Déterminer la liste des intrants de fabrication et de produits finis

En partant des diagrammes de fabrication établis précédemment, l'équipe doit préparer une liste de tous les matières premières, ingrédients, emballages, produits intermédiaires et produits finis. Ceci pour qu'aucun intrant ne s'échappe à l'identification.

5. Identifier les intrants de fabrication et les produits finis

Identifier un produit, c’est lui donner un code, ou un numéro de lot, qui permet de le désigner et de le définir clairement, notamment en ce qui concerne :

  • Sa désignation ;
  • Son origine ;
  • Son fournisseur ;
  • Sa date de réception (cas des ingrédients et emballages) ou de fabrication (cas des produits intermédiaires et produits finis) et
  • l'équipe et les machines (ligne de fabrication) utilisés pour sa fabrication (cas des produits intermédiaires et produits finis).

L'identification doit concerner toute la liste des intrants, produits intermédiaires et produits finis déterminés dans l'étape précédente. En plus, elle doit concerner toutes les lignes et les équipes utilisées pour la réalisation du produit. Le travail est finalisé par la rédaction d'une procédure d'identification.

Il est préconisé d’attribuer des numéros de lots uniformes, faciles à comprendre, logiques, et dont la totalité des opérateurs comprennent la signification.

***** L’identification et l’enregistrement sont le support de la traçabilité *****

6. Définir le schéma de traçabilité

Là, il ne s’agit pas de mettre en place une procédure de traçabilité, mais il s’agit de bien réfléchir sur un système d’enregistrement qui, en l’associant avec la procédure d’identification, nous permettra de retracer l’historique en amant et en aval d’un tel ou tel produit. Donc, la réussite de la traçabilité dépend essentiellement de la cohésion du système d’enregistrement tout en tenant compte de la procédure d’identification adoptée.

Un schéma de traçabilité consiste à établir les relations entre les champs de différentes registres de manière à ce que chaque entré ou sortie du schéma aboutira, sans rupture de chemin, vers les autres entrés ou sorties. Sur les registres, les entrés et sorties sont exprimés sous forme d'un numéro de lot, de ligne ou d'équipe.

Le schéma de traçabilité doit être raisonné de manière à ce que, en cas de crise, l’identification et l’enregistrement soient en mesure de fournir tous les éléments nécessaires pour :

  • Déterminer les causes du problème ;
  • Déterminer les lots des matières premières, intrants et produits intermédiaires qui ont servis à la réalisation du produit fini ;
  • Déterminer les lots de produit fini suspects d’être concerné par le problème ;
  • Localiser les différents clients servis ;
  • Déterminer la quantité distribuée et la quantité en stock d'un produit fini.

7. Élaborer les documents relatifs à l'enregistrement de la traçabilité

En se basant sur le schéma de traçabilité, l'équipe doit se pencher sur l'élaboration des différents registres nécessaire à la traçabilité tout en tenant compte de l'existant. Il est important que ces registres soient associés à l'activité de contrôle et de gestion existante. Ceci pour :

  • optimiser le nombre de documents relatifs à la traçabilité ;
  • optimiser le nombre des opérateurs chargés de la collecte et l'écriture (ou la saisie) des informations relatives à la traçabilité ;
  • avoir une traçabilité efficace et cohérente avec le système qualité et celui de la gestion des stocks existants.

Les documents d'enregistrements de la traçabilité peuvent être :

  • Bons de réception ;
  • Fiches de contrôle à la réception des matières premières, ingrédients et emballages ;
  • Ordres de préparation des commandes ;
  • Fiches de surveillance des points critiques ;
  • Fiches d'enregistrement relatives à l'entretien et la maintenance des équipements ;
  • Bons de livraison ;
  • etc.

Cependant, rien n'empêche de créer, si nécessaire, des documents qui ne servent que pour la traçabilité.

8. Former les opérateurs

La formation des opérateurs chargés de la collecte et l'écriture (ou la saisie) des informations de traçabilité est un facteur essentiel pour la réussite d'un projet de traçabilité. La formation doit porter en particulier sur les aspects suivants:

  • l'importance de la traçabilité ;
  • la procédure d'identification et
  • comment collecter et enregistrer les informations relatives à la traçabilité.

9. Exécuter le projet traçabilité

A cette étape, il faut appliquer le système de traçabilité mis en place.

10. Vérifier le fonctionnement du système de traçabilité

On peut avoir recours à des méthodes et des procédures de vérification et d’audit pour déterminer si le système de traçabilité fonctionne correctement et corriger les lacunes éventuellement détectées. De tels contrôles devraient être suffisamment fréquents pour confirmer le bon fonctionnement du système. Par exemple il faudrait :

  • passer en revue le système de traçabilité et les dossiers dont il s’accompagne;
  • faire un test de traçabilité ascendante et descendante : prendre des échantillons au hasard de plusieurs lots de produit fini et retracer leur historique afin de :
    • Retrouver les lots des ingrédients mis en œuvre ;
    • Retrouver les lots des emballages mis en œuvre ;
    • Retrouver les lots des matières premières mis en œuvre ;
    • Retrouvez les enregistrements qualité relatifs à ces lots (surveillance des points critiques, interventions sur les machines, contrôle du produit fini, etc.) ;
    • Retrouver qu’ils sont les clients servis ;
    • cherchez les ramifications dues à la matière première ingrédients et emballages. C'est-à-dire :
      • Retrouvez les lots de produit fini qui sont fabriqués à partir du même lot de matière première ;
      • Retrouvez les lots de produit fini qui sont fabriqués à partir du même lot d’emballage ;
      • Retrouvez les lots de produit fini qui sont fabriqués à partir du même lot d’ingrédient.

Enregistrer les résultats de vérification et procéder aux réajustements nécessaires.